Prowadzenie firmy bez odpowiednich dokumentów jest trudne. Najczęściej w części biurowej przedsiębiorstwa używane są druki akcydensowe, którymi są wzory faktur, umów z pracownikami i kontrahentami, a także różnego rodzaju dokumenty ułatwiające prowadzenie firmy oraz ulotki i wizytówki mające na celu jej reklamowanie. Dokumenty akcydensowe znacznie ułatwiają pracę i wprowadzają porządek do dokumentacji.

Zasady prowadzenia dokumentów firmowych

Zgodnie z przepisami, jakie zawarte są w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej akta osobowe pracowników składać muszą się z następujących części:
* A – dokumenty dotyczące procesu ubiegania się o pracę. Do tych dokumentów zalicza się świadectwa pracy i ukończenia szkoły oraz zaświadczenia o posiadanych kwalifikacjach,
* B – dotyczy dokumentów nawiązujących do stosunku pracy oraz jej przebiegu, którymi są, np. oświadczenie o odbyciu szkolenia BHP oraz dokumenty związanie z ubieganiem się o różnego rodzaju urlop,
* C – to część, w której znajdują się dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy. Dokumentami tymi mogą być oświadczenie o wypowiedzeniu umowy lub jej rozwiązaniu,
* D – dokumenty związane z karalnością pracownika, jakimi są odpis o niekaralności i inne dokumenty dotyczące odpowiedzialności, jaką ponosi pracownik.

Sposoby prowadzenia dokumentacji w firmie

Dokumenty firmowe mogą być prowadzone w formie papierowej przy użyciu druków akcydensowych. Drukami tymi są wszystkie dokumenty, które zostały wydrukowane i służą do prowadzenia dokumentacji firmowej. Druki te ułatwiają pracę, ponieważ dzięki konkretnym wzorom można szybciej sporządzać umowy, faktury oraz zapisywać inne ważne informacje. Niektóre druki tworzone są w sposób indywidualny dla danego przedsiębiorstwa.
Drugim sposobem na prowadzenie firmowej dokumentacji jest sposób elektroniczny, do którego potrzebny jest program komputerowy spełniający wymagania zawarte w rozporządzeniu. Należy pamiętać, że dokumenty elektroniczne muszą być opatrzone pieczęcią lub podpisem kwalifikowanym. Akt osobowe pracowników mogą być prowadzone w sposób mieszany.

Gdzie i ile czasu przechowywać dokumenty?

Dokumenty zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej muszą być chronione i najlepiej by zostały umieszczone w miejscu, do którego dostęp ma tylko określona, niewielka liczba osób.
Akta papierowe należy przechowywać w miejscu, w którym nie ulegną uszkodzeniu oraz zniszczeniu i nie będą narażone na kradzież. Akta prowadzone w formie elektronicznej powinny być prowadzone dzięki specjalnemu oprogramowaniu, które spełnia wymagania zawarte w przepisach i skutecznie chroni dokumenty przed zniszczeniem.
Dokumenty do końca 2018 roku musiały być przechowywane przez okres 50 lat, natomiast po 1 stycznia 2019 roku uległo to zmianie i dokumenty te muszą być przechowywane 10 lat. Dokumenty pracowników zatrudnionych przed 2019 roku przechowywane są według zasad panujących do końca roku 2018.